Как да напишете преглед на изпълнението

Не всеки се радва на перспективата да получи обратна връзка за работата си. Дори и за най-звездните служители, неизвестността какво ще каже шефът им за тях в годишен преглед на представянето може да предизвика безпокойство. Ето защо е изключително важно да напишете уважителен, честен и справедлив преглед на работата за вашите служители. Каквото и да пишете, предайте го със състрадание.

Писането на оценки за представяне също може да бъде стресиращо за шефа. Как можете тактично да кажете на някого за областите от неговата длъжностна характеристика, където е пропуснал целта? Как можете ясно да опишете на някого точните начини, по които той може да подобри представянето си?

Ето някои съвети, най-добри практики и неща, които трябва да избягвате, когато правите преглед на ефективността, който ще помогне на служителите ви да продължат напред и да се подобряват с увереност.

Предимствата на прегледа на изпълнението

Прегледите на работата на служителите трябва да се разглеждат като положително преживяване, тъй като те играят важна роля за здравето на компанията. Това е шанс за мениджъри и служители да обсъдят методите, които компанията може да приеме, за да успее по-ефективно в бъдеще. Можете да разгледате силните и слабите страни на служителя, мениджъра и компанията като цяло.

Успешният преглед на изпълнението ще бъде:

• Полезно за работодателя: Прегледът на изпълнението трябва да бъде разговор. На служителя трябва да се предложи възможността открито да изрази как според тях екипът и компанията биха могли да работят по-ефективно. Можете да чуете нова гледна точка за това, което не работи от гледна точка на служителя.
• Полезно за служителя: Добре написаният преглед дава потвърждение на служителите за добрата работа, която вършат, и конструктивна обратна връзка за това как могат да се подобрят. Това ще им помогне да израснат професионално и ще им даде ясни цели, към които да работят. Това ще им помогне да се подобрят в името на собствената си кариера и като актив за компанията.
• Полезно за компанията: Чрез тези прегледи ръководството и служителите получават възможността да видят как всички те могат да работят заедно, за да се подобрят като цяло. Ръководството може да види как се справят хората като цяло, както на индивидуално ниво, така и на корпоративно ниво. След това те могат да разработят план за игра за справяне с проблемните области и да се възползват от успехите.

Отзивите са благодарност за добре свършената работа и пътна карта за подобряване на компанията като цяло.

Процесът на преглед на изпълнението

В достатъчно голяма компания задачата за администриране на оценките за изпълнение ще падне върху отдела за човешки ресурси (HR). Ръководителят на човешките ресурси ще раздаде формуляра за преглед предварително както на лицето, което прави прегледа, така и на лицето, което се преглежда. Лицето, което ще бъде прегледано, ще завърши самооценка, отбелязвайки какво е направило успешно през тази година и отбелязва области, в които смята, че може да се подобри с насоки и обучение.

В зависимост от размера и структурата на бизнеса, това ще изглежда различно във всяка индустрия. За малка компания само с шепа служители, мениджърът или дори собственикът е добър човек за администриране на прегледи. Който прави прегледа, трябва да бъде на позиция от висше ръководство и да има чести контакти със служителите, които преглеждат ежедневно. Понякога членовете на екипа ще се преглеждат взаимно в процес на съвместна партньорска проверка. Този подход работи добре, когато връстниците си работят по-тясно един с друг, отколкото някой на ръководна позиция.

Неща, които трябва да избягвате, когато пишете преглед на изпълнението

Когато пишете рецензии, има най-добри практики и има проблемни техники, които водят до непродуктивен преглед. Ето някои неща, които трябва да избягвате, когато работите по процеса на преглед.

• недей посочете негативите, без да давате конструктивна обратна връзка. Ако кажете на служител, че върши нещо лошо или неправилно, трябва да му кажете най-ефективния или правилен начин да го направи. Ако не им дадете осезаеми начини за подобряване и инструментите, от които се нуждаят, за да успеят , не очаквайте представянето на служителя да бъде различно следващия път, когато получи преглед. Ако нямате време да очертаете конкретния процес, уверете се, че сте уговорили последваща среща с човек, който може да ги научи.
• недей доминира в разговора. По време на разговора трябва да има ангажираност на служителите. Въпреки че трябва да ръководите разговора, когато обсъждате представянето на служителя, бъдете възприемчиви към това, което казват за структурата на компанията и вашия стил на управление. Никой не познава процеса и структурата на една компания като някой, който я навигира всеки ден, и те са добре подготвени да дават обратна връзка за това какво работи и какво не. И ако не желаете да слушате тяхната критика, колко ще вложат те в критиката, която им предлагате?
• недей натрупай се. Дори и за най-лошо представящия се служител, не можете да имате успешен преглед, ако е само половин час да му кажете всичко, което правят погрешно. Периодично през целия преглед, уверете се, че отбелязвате нещата, които правят правилно. Ако чувстват, че всичко, което виждате в тях, е негативите, защо трябва да се чувстват мотивирани да се подобряват в бъдеще? Опитайте се да групирате нещата, върху които могат да работят, в конкретни категории, така че да не се занимавате с придирчиви специфики. Дайте им широк преглед на областите, които изискват внимание, и предложете решения за това как могат да се подобрят, вместо да очертавате всяко едно нещо, което правят погрешно.

Сега, когато имате представа за нещата, които трябва да избягвате, ето някои най-добри практики, които да включите във вашия преглед.

• Завършете ревюто с положителни. Дори ако смятате, че служителят не е направил почти нищо ценно, ако искате да слушат и запазят отзивите ви, трябва да започнете и да завършите с похвала, за да запазите нивото на морала им . Ако започнете разговора с негативи, служителят може да се изключи и да не изслуша нито дума от прегледа. Ако усещат, че чуват само негатив след отрицателно, те няма да могат да се справят и усвоят цялата обратна връзка. Най-малкото им дайте нещо положително, за да започнат разговора, и нещо хубаво, за да завършите срещата. Ако си тръгнат, чувствайки се безполезни, няма да имат мотивацията или способността да се подобрят.
• Дайте осезаеми начини за действие въз основа на конструктивна обратна връзка. Когато обсъждате областите за подобрение на служителя, не забравяйте да обясните как точно могат да се подобрят. Ако пишете, че служителят е лош в писането на отчети, кажете им как точно да напишат добър. Може да не са много добри в нещо, защото никога не им е бил показан правилният начин да го направят. Отрицателната обратна връзка в името на отрицателната обратна връзка не дава на служителя никакъв начин да расте в бъдеще.
• Дайте цифрови или азбучни оценки за ефективността. Този метод може да не работи за всяка индустрия. Мозъците на някои хора не обработват блок текст, както и числа. Ако имате дефинирана система за оценяване, служителят може да има по-ясна представа къде се намира. Ако вашата индустрия има количествени стандарти, тези системи за класиране са лесни за генериране. Ако работите в продажбите, може би средните 100 продажби на месец са A. Ако работите в обслужването на клиенти, можете да базирате барометрите на успеха на това колко бързо касиерът може да сканира артикули. В индустрии, където имате достъп до количествени данни, може би създаването на система за оценяване може да помогне на служителите да получат по-добра представа за това колко добре се класира тяхното представяне според стандартите на компанията.
• Бъдете честни, но разумни. Служителят няма да се подобри, когато прегледът му се състои само от блестящи комплименти. Да им дадете честна обратна връзка само по себе си е комплимент; това показва, че вярвате в способността им да растат и да се усъвършенстват като професионалисти. Ако вашият служител е в противоположния край на спектъра, те не могат да се подобрят, ако прегледът е само половин час, докато вие ги ругаете. Съсредоточете се върху положителното и отрицателното за всичките си служители, за да могат всички те да се подобрят и да останат възприемчиви към критиката.

Прегледът на ефективността не трябва да бъде единичен разговор; това е началото на растеж за вашите служители, ръководство и структура на компанията. Важно е да отделите време, за да си поставите цели и да дадете конструктивна обратна връзка, така че служителят да има към какво да посегне и осезаеми начини да подобри представянето си.

В идеалния случай нищо, казано в оценката на работата, не трябва да бъде изненада за служителя. Правилните канали за комуникация между ръководството и служителите трябва да бъдат отворени целогодишно, а не само веднъж годишно. Официалният преглед е просто начин да се обобщи годината по начин, който дава на всички участващи страни ясна пътна карта за продължаване напред заедно като екип.