Никой не е перфектен. Когато жонглираш с много клиенти или дълъг списък със задачи, определени имейли може да останат неотворени в телефона ви за неудобно време. Въпреки че може да се почувствате засрамени, нервни или разстроени, след като осъзнаете грешката си, важно е да коригирате ситуацията, като общувате с лицето, което участва, чрез извинителен късен отговор по имейл.
Ако писмената комуникация не е вашата силна страна и се мъчите да създадете този имейл, не се паникьосвайте! Измислихме четири шаблона за късни имейли за отговор за различни ситуации, за да можете да имате изходна линия за това как да отговорите с искрени извинения и да планирате да продължим напред заедно.
Основите
Без значение каква е причината да напишете късен отговор по имейл, има няколко правила, които не трябва да правите за изработването на това съобщение.
- Запомнете всички подходящи елементи на професионалната комуникация. Целта на този имейл е да се извините и да демонстрирате, че все още сте професионалист, с когото си струва да работите. Имайте директна, конкретна тема, започнете с професионален поздрав, винаги коригирайте, избягвайте небрежен жаргон, поддържайте професионален тон и завършете с заключителен подпис. Когато имате забавен отговор, може да изглеждате неорганизирани и непрофесионални. Борете се с тази идея с добре изградена, обмислена бележка, която се придържа всички професионални стандарти за електронна комуникация .
- Приемете вината там, където вината се дължи. Без значение каква е причината за късния имейл – дали е имало личен спешен случай или просто сте забравили – искрено се извинете за закъснението. Приемането на тази вина ще покаже, че поемате отговорност за работата си и не просто прехвърляте вината върху някой друг.
- Бъдете открити и честни. Ако се чувствате комфортно, можете да споделите причината за вашето забавяне. Не навлизайте в твърде много лични подробности; вместо да кажете, че майка ви е диагностицирана с рак, просто кажете, че сте получили лоши новини за член на семейството и сте били заети да им помогнете през този труден момент. Всеки може да се свърже с факта, че в живота се случват неща. Ако дадете малък поглед върху живота си, без да бъдете твърде разкриващ, може да им даде представа за това, през което преминавате, и те ще разберат повече откъде идвате.
- Не бъдете прекалено емоционални. Въпреки че е важно да сте честни с клиента си, тъй като това може да насърчи доверието, има разлика между честността и TMI. Без значение през какво преминавате, професионалната комуникация не е мястото, където да разтоварите проблемите си. Поддържайте отговора си изчистен и премахнете ненужните подробности. Можете да кажете, че сте преживели загуба, но не ставайте по-конкретни от това.
- Подробно опишете следващите си стъпки какво планирате да правите напред. Най-важното е да коригирате този пропуск в комуникацията с вашия подробен план за това как ще придвижите проекта напред сега, когато сте наваксани. Кажете им какви са вашите стъпки, какво имате нужда от тях и как и двамата можете да работите заедно, за да възстановите скоростта на проекта, по който работите.
Откритата и честна комуникация може да реши почти всеки проблем. Добре формулираният имейл може да ви помогне да се върнете на път за поправяне на тази професионална връзка.
Шаблони за късни имейли за отговор
1. Когато просто забравихте да отговорите
Всички сме виновни за това; отваряте имейл, отговаряте в главата си, направете си умствена бележка, за да отговорите по-късно , а след това... никога не отговаряте. Докато си спомните, сте ги оставили да висят за седмица или повече.
как да получите оргазъм със свободни ръце
И така, как да изградите отговор, така че да не изглеждате напълно непрофесионално и неорганизирано?
Получател -
Много съжалявам, че върнах имейла ви само сега. Прочетох имейла ви скоро след като го изпратихте и възнамерявах да отговоря същата вечер. С всичко, което се случваше, се изгуби в разбъркването и се надявам, че ще ми простите за толкова късния отговор.
След като се извините, можете да продължите да отговаряте на имейла им.
2. Когато сте пропуснали краен срок за проект
Понякога бавният отговор на имейл може да доведе до пропуснат краен срок. В този случай трябва не само да се извините, но и да работите заедно с клиента, за да излезете с променен график, който да отговаря и на двете ви нужди. Предлагането на решения и предложения от ваша страна ще покаже, че сте готови да решавате проблеми и да се адаптирате.
Получател -
Съжалявам да ви информирам, че все още не съм завършил тази част от проекта и съм пропуснал нашия краен срок. Случи се лично събитие, което повлия на наличността ми [или] Поради непредвидени усложнения, тази конкретна част от задачата отне повече време, отколкото преди това бях разпределил в нашата времева линия. Съжалявам за всякакви усложнения, които това може да причини от ваша страна. Вярвам, че с всеотдайни усилия ще успея да завърша тази част от проекта до тази дата. За да се върнем на правилния път и да постигнем следващия ни краен срок, предлагам да привлечем този човек, който да ни помогне да завършим проекта.
Използвайте тази грешка, за да разберете уменията си за управление на времето и да предвидите в бъдеще дали ще пропуснете краен срок. Понякога животът се случва и нещата се появяват, но ако можете да кажете на някого преди пропуснатия срок, че може да се нуждаете от удължаване, той може по-бързо да разбърка нещата от своя страна, за да можете да работите заедно за решение.
как да предавам мислите си писмено
3. Когато се връщате от почивка
Всеки път, когато ще бъдете извън офиса за няколко дни, добра практика е да настроите автоматичен отговор, който да уточнява кога ще се върнете, как можете да се свържете с вас в случай на спешност и с кого могат да се свържат в междувременно за бърз отговор. Въпреки това, ако сте излезли неочаквано или просто сте забравили, ето един добър начин да отговорите на спешни съобщения във входящата ви кутия.
Получател -
Благодаря ви много за вашия имейл! Извинявам се за забавянето ми с отговора. Бях извън офиса от [тази дата] до тази сутрин, за да се занимавам с лични въпроси, но вече съм на разположение и с удоволствие ще отговоря на въпроса ви.
Можете да посочите по-конкретна причина за отсъствието си, ако сте близки с клиента, но можете да останете толкова неясни, колкото е необходимо, за да се чувствате комфортно.
След това отваряне можете да дадете каквато и да е искана информация, от която се нуждае вашият клиент.
4. Когато вече не можете да изпълнявате условията на проекта
Случват се извънредни ситуации. Членовете на семейството се разболяват изключително много, любим човек умира, имате злополука и сте затворени в болницата. Понякога животът пречи на работата и просто не можете да завършите проект, който сте обещали да завършите.
Когато закъснявате да отговаряте на имейл и трябва да им кажете, че вече не можете да се заемете с проекта, е от ключово значение да се справите с темата грациозно и да предложите решения, където можете.
Ето примерен имейл, който можете да коригирате, за да обясните ситуацията си.
Получател -
Наскоро преживях опустошително събитие в личния си живот, което значително повлия на способността ми да работя. Поради това събитие вече няма да мога да завърша адекватно вашия проект. В обозримо бъдеще реших да взема почивка, за да помогна на семейството си, и няма да мога да завърша вашетопроект.
На мое място горещо препоръчвам този човек да поеме работата. Попълних ги с подробностите за вашия проект и ги копирах в този имейл, за да можете да започнете да говорите за следващите стъпки, необходими в проекта. Този човек има богат опит в тази област и мисля, че ще ви хареса да работите с него.
копие новият човек, когото препоръчвате да поеме работата в имейла, така че клиентът ви да може незабавно да започне работа с тях. Това ще помогне на всички да започнат да продължат проекта от там, където сте спрели възможно най-скоро.
Количеството работа, което ще трябва да свършите при прехода на проекта, ще зависи до голяма степен от типа работа, която сте вършили. Ако сте били видеооператор на свободна практика и вече не можете да отразявате събитието, можете просто да информирате новия фрийлансър за подробностите за събитието и очакванията на клиента, за да могат да поемат снимките от там. Ако прехвърляте проекта към друго лице във вашата компания, надяваме се, че те са запознати с длъжностната ви характеристика и клиента, който поемат за момента.
Поддържайте късния си отговор по имейл честен
Дори ако сте отнели няколко дни, за да отговорите, най-важното нещо, което можете да направите, за да спасите връзката, е да бъдете открити и честни с комуникацията си. Хората ценят честността и искрените извинения за закъснението изпращат силно послание, че сте готови да поправите грешките си.
как да бъдем по-добър преговарящ
В бъдеще се опитайте да запомните, че краткият отговор е по-добър от мълчанието. Ако нямате време да изпратите пълен отговор, изпратете бърз имейл, в който казвате, че сте получили тяхното съобщение и очаквайте скоро да говорите с тях подробно. След това настройте напомняне на телефона си, за да ви подканя да отговорите, когато имате повече време. Знаейки, че те не са забравени, но сте в средата на работа с нещо друго, изпраща съобщението, че ви е грижа. Не отлагайте да отговаряте; отделянето на малко време за изпращане на бързо съобщение може да промени света.
